У 21 столітті, в епоху повсюдної цифровізації та комп’ютеризації, стаціонарні офіси відходять у минуле. Володіння власним фізичним простором створює численні проблеми, і, перш за все, призводить до витрат, які підприємець-початківець не може собі дозволити. Крім того, якщо бізнес здебільшого ведеться онлайн, розкіш «чотирьох стін» та робочого столу є абсолютно зайвою. Все більше компаній вирішують взагалі відмовитися від офісу та обрати віртуальний офіс. Чи це законно?
Віртуальний офіс – це не типовий офіс. Можна з упевненістю сказати, що йому бракує більшості функцій фізичного, матеріального офісу. Загалом кажучи, це послуга, яка дозволяє кільком організаціям використовувати одну адресу реєстрації бізнесу. Деякі компанії пишаються тим, що мають десятки або навіть сотні організацій, зареєстрованих в одному місці. Ця послуга безцінна для тих, хто працює у світі фрілансів, наприклад, для фрілансерів.
Підприємець-початківець, та й часто багато інших власників вже існуючого бізнесу, не можуть дозволити собі всі витрати. Кілька сотень злотих внесків до фонду соціального страхування значно обтяжують їхній бюджет. Додаткові витрати, такі як офісне приміщення, створюють такі витрати, що ведення бізнесу стає просто нерентабельним. Оренда офісного приміщення є безглуздою. Це пояснює високий попит на послуги віртуального офісу. За відносно невелику плату підприємці отримують адресу, необхідну для реєстрації. Залежно від компанії, яка пропонує такі рішення, доступні й інші зручності, такі як отримання пошти, бухгалтерська підтримка, оренда конференц-залу тощо.
Віртуальний офіс – це повністю легальна послуга, якою може скористатися будь-який підприємець. Всупереч зовнішньому вигляду, він призначений не виключно для фрілансерів та стартапів, а для всіх, хто хоче заощадити гроші. У минулому навколо віртуальних офісів виникали певні неоднозначності, особливо щодо податкових питань. Податкова служба кілька разів ставила під сумнів можливість реєстрації бізнесу в такому типі офісу та зрештою відмовлялася видавати ідентифікаційний податковий номер (NIP). У 2014 році, після рішення Верховного адміністративного суду, ситуація стала зрозумілою. Бізнес можна вести будь-де, зокрема використовуючи віртуальні офіси та коворкінги.
З огляду на вищезазначене, жодна податкова інспекція не може відмовити потенційному підприємцю в праві зареєструвати свій бізнес, якщо він користується віртуальним офісом. Таким чином, віртуальний офіс є законним у всіх відношеннях. Є лише одна умова: компанія, яка надає послугу віртуального офісу, повинна мати згоду орендодавця на його суборенду третім особам. Податкова інспекція зареєстрованого бізнесу буде тією, що має юрисдикцію за зареєстрованим офісом компанії, яка надає послугу.
Відмова податкової служби у присвоєнні ідентифікаційного податкового номера
Послуги віртуального офісу є досить поширеними серед підприємців, особливо початківців. Були деякі суперечки щодо законності цього рішення, але у 2014 році все стало зрозуміло. Верховний адміністративний суд підтвердив, що ця послуга є повністю законною, і тому податкові інспекції не можуть відмовити у видачі ідентифікаційного податкового номера (NIP) будь-кому, хто ним користується. Яка ситуація зараз?
Між 2011 і 2013 роками керівники податкових інспекцій видали 371 рішення про відмову у видачі ідентифікаційних податкових номерів (НІП) суб’єктам господарювання, які задекларували адресу своєї зареєстрованої адреси або місцезнаходження у віртуальному офісі. Закон від 13 жовтня 1995 року про принципи обліку та ідентифікації платників податків та платників (скорочено Закон про НІП) чітко визначає, коли і з яких причин керівник податкової інспекції може видати рішення про відмову у видачі НІП. Існує лише чотири таких випадки:
Таким чином, видача негативного рішення щодо ідентифікаційного податкового номера (NIP) жодним чином не є законною. Звичайно, податковий орган може і навіть повинен перевірити, чи є адреса зареєстрованого офісу, зазначена в декларації, правильною, чи існує вона, чи відповідає вона реєстру тощо.
Обов’язковими нормативними актами у цьому питанні є Імплементаційний регламент Ради (ЄС) № 282/2011 від 15 березня 2011 року, що встановлює імплементаційні заходи для Директиви 2006/112/ЄС про спільну систему податку на додану вартість, який зазначає, що: «місцем зареєстрованого офісу платника податків є місце, де здійснюються функції центрального управління підприємства». Цивільний кодекс має дещо коротше визначення; стаття 41 зазначає, що зареєстрованим офісом юридичної особи є місце, де знаходиться її керівний орган.
Простіше кажучи, кожен підприємець має повне право обирати будь-яке місце для ведення бізнесу. Чи оберуть вони орендоване приміщення, власну квартиру чи віртуальний офіс – це залежить від них та їхніх уподобань. Свобода у виборі цього місця обмежується виключно правами та свободами інших осіб, включаючи їхні майнові права. Тому Податкова служба не може відмовити у видачі ідентифікаційного податкового номера (NIP), якщо немає підстав вважати, що фінансові інтереси держави чи її громадян перебувають під загрозою, наприклад, віртуальний офіс призначений для сприяння податковому шахрайству, що призводить до вимагання тощо. Тому відмови можуть виникати в окремих секторах, таких як торгівля рідким паливом, золотими гранулами, будівельні роботи або торгівля електронним обладнанням.