V 21. storočí, v dobe rozsiahlej digitalizácie a počítačovej komunikácie, sa kamenné kancelárie stávajú minulosťou. Vlastníctvo vlastného fyzického priestoru vytvára množstvo problémov a predovšetkým generuje náklady, ktoré si začínajúci podnikateľ nemôže dovoliť. Navyše, ak sa podnikanie vykonáva prevažne online, luxus „štyroch stien“ a stola je úplne zbytočný. Čoraz viac firiem sa rozhodne úplne vzdať kancelárie a zvoliť si virtuálnu kanceláriu. Je to legálne?

Virtuálna kancelária nie je typická kancelária. Dá sa s istotou povedať, že jej chýba väčšina funkcií fyzickej, hmatateľnej kancelárie. Vo všeobecnosti ide o službu, ktorá umožňuje viacerým subjektom zdieľať jednu adresu pre registráciu firmy. Niektoré spoločnosti sa pýšia tým, že majú desiatky alebo dokonca stovky subjektov registrovaných na jednom mieste. Táto služba je neoceniteľná pre tých, ktorí pracujú na voľnej nohe, napríklad pre freelancerov.

Začínajúci podnikateľ, a často aj mnoho iných etablovaných podnikateľov, si nemôže dovoliť všetky výdavky. Niekoľko stoviek zlotých na odvodoch do sociálneho poistenia výrazne zaťažuje ich rozpočet. Dodatočné náklady, ako napríklad kancelárske priestory, vytvárajú také náklady, že podnikanie sa stáva jednoducho nerentabilným. Prenájom kancelárskych priestorov je zbytočný. To vysvetľuje vysoký dopyt po službách virtuálnej kancelárie. Za relatívne malý poplatok podnikatelia získajú adresu potrebnú na registráciu. V závislosti od spoločnosti, ktorá takéto riešenia ponúka, sú k dispozícii aj ďalšie výhody, ako napríklad vyzdvihovanie pošty, účtovnícka podpora, prenájom konferenčnej miestnosti a ďalšie.

Virtuálna kancelária je plne legálna služba, ktorú môže využiť každý podnikateľ. Napriek tomu, že sa zdá, nie je určená výlučne pre freelancerov a startupy, ale pre každého, kto chce ušetriť peniaze. V minulosti sa okolo virtuálnych kancelárií vyskytovali určité nejasnosti, najmä v daňových otázkach. Daňový úrad niekoľkokrát spochybnil možnosť registrácie podniku v tomto type kancelárie a nakoniec odmietol vydať daňové identifikačné číslo (NIP). V roku 2014 sa situácia po rozhodnutí Najvyššieho správneho súdu objasnila. Podnikať je možné kdekoľvek, vrátane využívania virtuálnych kancelárií a coworkingových priestorov.

Vzhľadom na vyššie uvedené nemôže žiadny daňový úrad odmietnuť potenciálnemu podnikateľovi právo zaregistrovať si podnik, ak využíva virtuálnu kanceláriu. Virtuálna kancelária je preto legálna v každom ohľade. Existuje len jedna podmienka: spoločnosť poskytujúca službu virtuálnej kancelárie musí mať súhlas prenajímateľa s jej prenájmom tretím stranám. Daňový úrad registrovaného podniku bude ten, ktorý bude mať jurisdikciu podľa sídla spoločnosti poskytujúcej službu.