No século XXI, na era da digitalização e informatização generalizadas, os escritórios físicos estão a tornar-se uma coisa do passado. Ter um espaço físico próprio cria inúmeros problemas e, acima de tudo, gera custos que um empreendedor principiante não consegue suportar. Além disso, se os negócios são geridos principalmente online, o luxo de “quatro paredes” e uma mesa é completamente desnecessário. Cada vez mais empresas optam por abdicar do escritório e optar por um escritório virtual. Isso é legal?
Um escritório virtual não é um escritório típico. É seguro dizer que não possui a maioria das características de um escritório físico e tangível. Em termos gerais, é um serviço que permite a várias entidades partilhar um único endereço comercial. Algumas empresas orgulham-se de ter dezenas ou mesmo centenas de entidades registadas num único local. Este serviço é inestimável para quem trabalha no mundo freelancer, como freelancers.
Um empreendedor principiante, e frequentemente muitos outros empresários já estabelecidos, não consegue suportar todas as despesas. Algumas centenas de złoty em contribuições para a Segurança Social sobrecarregam significativamente o seu orçamento. Custos adicionais, como o espaço de escritório, criam custos tais que gerir um negócio se torna simplesmente não rentável. Alugar um espaço de escritório é inútil. Isto explica a elevada procura por serviços de escritório virtual. Por uma taxa relativamente pequena, os empresários recebem o endereço necessário para o registo. Dependendo da empresa que oferece estas soluções, também estão disponíveis outras comodidades, como recolha de correspondência, apoio contabilístico, aluguer de sala de conferências e muito mais.
Um escritório virtual é um serviço totalmente legal que qualquer empreendedor pode utilizar. Ao contrário do que parece, não se destina exclusivamente a freelancers e startups, mas sim a qualquer pessoa que procure poupar dinheiro. No passado, houve algumas ambiguidades em torno dos escritórios virtuais, especialmente no que diz respeito a questões fiscais. Por diversas vezes, o Fisco questionou a possibilidade de registar uma empresa neste tipo de escritórios e, por fim, recusou-se a emitir um Número de Identificação Fiscal (NIP). Em 2014, após uma decisão do Supremo Tribunal Administrativo, a situação tornou-se clara. Os negócios podem ser realizados em qualquer lugar, incluindo escritórios virtuais e espaços de coworking.
Face ao exposto, nenhuma repartição de finanças pode negar a um possível empresário o direito de registar a sua empresa se este utilizar um escritório virtual. Portanto, um escritório virtual é agradável em todos os aspetos. Existe apenas uma condição: a empresa que presta o serviço de escritório virtual deve obter o consentimento do locador para o subarrendar a terceiros. A repartição de finanças da empresa registada será aquela que tiver jurisdição sobre a sede social da empresa que presta o serviço.
Recusa de atribuição de Número de Identificação Fiscal pela Repartição de Finanças
Os serviços de escritório virtual são relativamente comuns entre os empresários, especialmente os principiantes. Houve alguma controvérsia sobre a legalidade desta solução, mas em 2014 tudo ficou claro. O Supremo Tribunal Administrativo confirmou que este serviço é totalmente legal e, por isso, as repartições de finanças não podem recusar-se a emitir um Número de Identificação Fiscal (NIP) a quem o utiliza. Qual é a situação atual?
Entre 2011 e 2013, os responsáveis das repartições de finanças emitiram 371 decisões recusando a emissão de Números de Identificação Fiscal (NIPs) a entidades que declararam o seu endereço de sede social ou local de negócio num escritório virtual. A Lei de 13 de Outubro de 1995, sobre os princípios de registo e identificação dos contribuintes e dos pagadores (abreviada como Lei do NIP), especifica claramente quando e por que motivos o responsável de uma repartição de finanças pode emitir uma decisão recusando a emissão de um NIP. Existem apenas quatro casos deste tipo:
Por conseguinte, emitir uma decisão negativa sobre um Número de Identificação Fiscal (NIP) não é de forma alguma legal. É claro que a autoridade tributária pode, e até deve, verificar se o endereço da sede social fornecido na declaração está correto, se existe, se está em conformidade com o registo, etc.
As normas vinculativas nesta matéria são o Regulamento de Execução (UE) n.º 282/2011 do Conselho, de 15 de março de 2011, que estabelece medidas de execução da Diretiva 2006/112/CE relativa ao sistema comum do imposto sobre o valor acrescentado, que estabelece que: “o local da sede social do contribuinte é o local onde são exercidas as funções de direção central da empresa”. O Código Civil tem uma definição um pouco mais curta; o artigo 41.º estabelece que a sede social de uma pessoa coletiva é o local onde se situa o seu órgão de direção.
Em suma, todo o empresário tem o direito de escolher qualquer local para o seu negócio. A escolha entre um imóvel arrendado, um apartamento próprio ou um escritório virtual depende das suas preferências. A liberdade de escolha desse local é limitada exclusivamente pelos direitos e liberdades de outras pessoas, incluindo os seus direitos de propriedade. Por conseguinte, o IRS não pode recusar-se a emitir um Número de Identificação Fiscal (NIP), a menos que haja motivos para crer que os interesses financeiros do Estado ou dos seus cidadãos estão em risco; por exemplo, se o escritório virtual tiver a intenção de facilitar a fraude fiscal, levando à extorsão, etc. Assim sendo, podem ocorrer recusas em setores específicos, como o comércio de combustíveis líquidos, grânulos de ouro, obras de construção civil ou o comércio de equipamentos eletrónicos.