21. gadsimtā, plaši izplatītās digitalizācijas un datorizācijas laikmetā, fiziskie biroji kļūst par pagātni. Savas fiziskās telpas īpašumtiesības rada daudzas problēmas un, pats galvenais, izmaksas, ko topošais uzņēmējs nevar atļauties. Turklāt, ja uzņēmējdarbība lielākoties notiek tiešsaistē, “četru sienu” un rakstāmgalda greznība ir pilnīgi lieka. Arvien vairāk uzņēmumu izvēlas pilnībā atteikties no biroja un izvēlēties virtuālo biroju. Vai tas ir likumīgi?
Virtuālais birojs nav tipisks birojs. Var droši teikt, ka tam trūkst vairuma fiziska, taustāma biroja funkciju. Vispārīgi runājot, tas ir pakalpojums, kas ļauj vairākām struktūrām koplietot vienu uzņēmuma reģistrācijas adresi. Daži uzņēmumi lepojas ar to, ka vienā vietā ir reģistrētas desmitiem vai pat simtiem struktūru. Šis pakalpojums ir nenovērtējams tiem, kas strādā ārštata pasaulē, piemēram, ārštata darbiniekiem.
Topošais uzņēmējs un bieži vien daudzi citi jau esoši uzņēmumu īpašnieki nevar atļauties visus izdevumus. Daži simti zlotu sociālās apdrošināšanas iemaksās ievērojami noslogo viņu budžetu. Papildu izmaksas, piemēram, biroja telpas, rada tādas izmaksas, ka uzņēmējdarbības veikšana kļūst vienkārši nerentabla. Biroja telpu īre ir bezjēdzīga. Tas izskaidro lielo pieprasījumu pēc virtuālā biroja pakalpojumiem. Par salīdzinoši nelielu samaksu uzņēmēji saņem reģistrācijai nepieciešamo adresi. Atkarībā no uzņēmuma, kas piedāvā šādus risinājumus, ir pieejamas arī citas ērtības, piemēram, pasta saņemšana, grāmatvedības atbalsts, konferenču telpu īre un citas.
Virtuālais birojs ir pilnībā likumīgs pakalpojums, ko var izmantot jebkurš uzņēmējs. Pretēji šķietamajam, tas nav paredzēts tikai ārštata darbiniekiem un jaunuzņēmumiem, bet gan ikvienam, kurš vēlas ietaupīt naudu. Agrāk ir bijušas dažas neskaidrības par virtuālajiem birojiem, īpaši attiecībā uz nodokļu jautājumiem. Vairākkārt Nodokļu pārvalde apšaubīja iespēju reģistrēt uzņēmumu šāda veida birojā un galu galā atteicās izsniegt nodokļu maksātāja identifikācijas numuru (NIP). 2014. gadā pēc Augstākās administratīvās tiesas lēmuma situācija kļuva skaidra. Uzņēmējdarbību var veikt jebkur, tostarp izmantojot virtuālos birojus un koprades telpas.
Ņemot vērā iepriekš minēto, neviena nodokļu iestāde nevar liegt potenciālajam uzņēmējam tiesības reģistrēt savu uzņēmumu, ja viņš izmanto virtuālo biroju. Tāpēc virtuālais birojs ir likumīgs visos aspektos. Ir tikai viens nosacījums: uzņēmumam, kas sniedz virtuālā biroja pakalpojumu, ir jāsaņem izīrētāja piekrišana tā apakšnomāšanai trešajām personām. Reģistrētā uzņēmuma nodokļu iestāde būs tā, kuras jurisdikcijā ir pakalpojuma sniedzēja uzņēmuma juridiskā adrese.
Nodokļu iestādes atteikums piešķirt nodokļu maksātāja identifikācijas numuru
Virtuālā biroja pakalpojumi ir samērā izplatīti uzņēmēju, īpaši iesācēju, vidū. Par šī risinājuma likumību bija zināmas domstarpības, taču 2014. gadā viss kļuva skaidrs. Augstākā administratīvā tiesa apstiprināja, ka šis pakalpojums ir pilnīgi likumīgs, un tāpēc nodokļu iestādes nevar atteikties izsniegt nodokļu maksātāja identifikācijas numuru (NIP) ikvienam, kas to izmanto. Kāda ir situācija pašlaik?
Laikā no 2011. līdz 2013. gadam nodokļu iestāžu vadītāji izdeva 371 lēmumu par atteikumu izsniegt nodokļu maksātāja identifikācijas numurus (NIP) vienībām, kuras savu juridisko adresi vai uzņēmējdarbības vietu bija deklarējušas virtuālajā birojā. 1995. gada 13. oktobra likums par nodokļu maksātāju un maksātāju reģistrācijas un identifikācijas principiem (saīsināti NIP likums) skaidri nosaka, kad un kādu iemeslu dēļ nodokļu iestādes vadītājs var izdot lēmumu atteikt NIP izsniegšanu. Ir tikai četri šādi gadījumi:
Tāpēc negatīva lēmuma pieņemšana par nodokļu maksātāja identifikācijas numuru (NIP) nekādā veidā nav likumīga. Protams, nodokļu iestāde var un pat tai ir jāpārbauda, vai deklarācijā norādītā juridiskā adrese ir pareiza, vai tā pastāv, vai tā atbilst reģistram utt.
Saistošie noteikumi šajā jautājumā ir Padomes Īstenošanas regula (ES) Nr. 282/2011 (2011. gada 15. marts), ar ko nosaka īstenošanas pasākumus Direktīvai 2006/112/EK par kopējo pievienotās vērtības nodokļa sistēmu, kurā teikts: “nodokļu maksātāja juridiskā adrese ir vieta, kur tiek veiktas uzņēmuma centrālās vadības funkcijas.” Civilkodeksā ir nedaudz īsāka definīcija; 41. pantā teikts, ka juridiskas personas juridiskā adrese ir vieta, kur atrodas tās vadības institūcija.
Vienkārši sakot, katram uzņēmējam ir visas tiesības izvēlēties jebkuru uzņēmējdarbības vietu. Tas, vai viņi izvēlas īrētas telpas, savu dzīvokli vai virtuālu biroju, ir viņu pašu ziņā un pēc viņu vēlmēm. Brīvību izvēlēties šo vietu ierobežo tikai citu personu tiesības un brīvības, tostarp viņu īpašuma tiesības. Tāpēc Nodokļu iestāde nevar atteikties izsniegt nodokļu maksātāja identifikācijas numuru (NIP), ja vien nav pamata uzskatīt, ka ir apdraudētas valsts vai tās pilsoņu finansiālās intereses, piemēram, virtuālais birojs ir paredzēts, lai veicinātu krāpšanu nodokļu jomā, kas noved pie izspiešanas utt. Tāpēc atteikumi var rasties konkrētās nozarēs, piemēram, šķidrā kurināmā, zelta granulu tirdzniecībā, būvdarbos vai elektronisko iekārtu tirdzniecībā.