U 21. stoljeću, u doba široke digitalizacije i kompjuterizacije, uredi s fizičkom lokacijom postaju stvar prošlosti. Posjedovanje vlastitog fizičkog prostora stvara brojne probleme, a prije svega generira troškove koje si poduzetnik početnik ne može priuštiti. Nadalje, ako se poslovanje uglavnom odvija online, luksuz “četiri zida” i radnog stola potpuno je nepotreban. Sve više tvrtki odlučuje se potpuno odreći ureda i odlučiti se za virtualni ured. Je li to legalno?
Virtualni ured nije tipičan ured. Može se slobodno reći da mu nedostaje većina značajki fizičkog, opipljivog ureda. Općenito govoreći, to je usluga koja omogućuje više subjekata da dijele jednu adresu za registraciju tvrtke. Neke se tvrtke ponose time što imaju desetke ili čak stotine subjekata registriranih na jednoj lokaciji. Ova je usluga neprocjenjiva za one koji rade u svijetu freelancera, poput freelancera.
Poduzetnik početnik, a često i mnogi drugi već etablirani vlasnici poduzeća, ne mogu si priuštiti sve troškove. Nekoliko stotina zlota doprinosa za socijalno osiguranje značajno opterećuje njihov proračun. Dodatni troškovi, poput uredskog prostora, stvaraju takve troškove da vođenje posla postaje jednostavno neisplativo. Najam uredskog prostora je besmislen. To objašnjava veliku potražnju za uslugama virtualnog ureda. Za relativno malu naknadu, poduzetnici dobivaju adresu potrebnu za registraciju. Ovisno o tvrtki koja nudi takva rješenja, dostupne su i druge pogodnosti, poput preuzimanja pošte, računovodstvene podrške, najma konferencijske sobe i drugo.
Virtualni ured je potpuno legalna usluga koju može koristiti svaki poduzetnik. Suprotno izgledu, nije isključivo namijenjen freelancerima i startupima, već svima koji žele uštedjeti novac. U prošlosti je bilo nekih nejasnoća oko virtualnih ureda, posebno u vezi s poreznim pitanjima. Porezna uprava je u nekoliko navrata dovodila u pitanje mogućnost registracije poslovanja u ovoj vrsti ureda i na kraju odbila izdati porezni identifikacijski broj (NIP). Godine 2014., nakon odluke Vrhovnog upravnog suda, situacija je postala jasna. Poslovanje se može voditi bilo gdje, uključujući korištenje virtualnih ureda i coworking prostora.
S obzirom na navedeno, nijedan porezni ured ne može potencijalnom poduzetniku odbiti pravo registracije poslovanja ako koristi virtualni ured. Virtualni ured je stoga legalan u svakom pogledu. Postoji samo jedan uvjet: tvrtka koja pruža uslugu virtualnog ureda mora imati suglasnost najmodavca za podnajam trećim stranama. Porezni ured registriranog poslovanja bit će onaj koji ima nadležnost nad registriranim sjedištem tvrtke koja pruža uslugu.
Odbijanje dodjele poreznog identifikacijskog broja od strane Porezne uprave
Usluge virtualnog ureda relativno su česte među poduzetnicima, posebno početnicima. Bilo je nekih kontroverzi oko zakonitosti ovog rješenja, ali 2014. godine sve je postalo jasno. Vrhovni upravni sud potvrdio je da je ova usluga potpuno legalna te stoga porezni uredi ne mogu odbiti izdavanje poreznog identifikacijskog broja (NIP) bilo kome tko ga koristi. Kakva je situacija sada?
Između 2011. i 2013. godine, predstojnici poreznih ureda izdali su 371 odluku o odbijanju izdavanja poreznih identifikacijskih brojeva (NIP) subjektima koji su prijavili svoju registriranu adresu sjedišta ili mjesto poslovanja u virtualnom uredu. Zakon od 13. listopada 1995. o načelima evidentiranja i identifikacije poreznih obveznika i platitelja (skraćeno Zakon o NIP-u) jasno određuje kada i iz kojih razloga predstojnik poreznog ureda može izdati odluku o odbijanju izdavanja NIP-a. Postoje samo četiri takva slučaja:
Izdavanje negativne odluke u vezi s poreznim identifikacijskim brojem (NIP) stoga ni na koji način nije zakonito. Naravno, porezno tijelo može, pa čak i treba, provjeriti je li adresa registriranog sjedišta navedena u izjavi točna, postoji li, je li u skladu s registrom itd.
Obvezujući propisi u ovom pitanju su Provedbena uredba Vijeća (EU) br. 282/2011 od 15. ožujka 2011. o utvrđivanju provedbenih mjera za Direktivu 2006/112/EZ o zajedničkom sustavu poreza na dodanu vrijednost, koja navodi da: „mjesto registriranog sjedišta poreznog obveznika je mjesto gdje se obavljaju funkcije središnje uprave poduzeća.“ Građanski zakonik ima nešto kraću definiciju; članak 41. navodi da je registrirano sjedište pravne osobe mjesto gdje se nalazi njezino upravno tijelo.
Jednostavno rečeno, svaki poduzetnik ima puno pravo odabrati bilo koju poslovnu lokaciju. Hoće li odabrati unajmljeni prostor, vlastiti stan ili virtualni ured, ovisi o njima i njihovim preferencijama. Sloboda u odabiru ove lokacije ograničena je isključivo pravima i slobodama drugih pojedinaca, uključujući njihova imovinska prava. Stoga Porezna uprava ne može odbiti izdavanje poreznog identifikacijskog broja (NIP) osim ako postoje razlozi za vjerovanje da su financijski interesi države ili njezinih građana ugroženi, na primjer, virtualni ured namijenjen je olakšavanju porezne prijevare, što dovodi do iznude itd. Odbijanja se stoga mogu dogoditi u određenim sektorima, kao što su trgovina tekućim gorivima, granulama zlata, građevinski radovi ili trgovina elektroničkom opremom.