Im 21. Jahrhundert, im Zeitalter der Digitalisierung und Computerisierung, gehören stationäre Büros der Vergangenheit an. Der Besitz eigener Räumlichkeiten bringt zahlreiche Probleme mit sich und verursacht vor allem Kosten, die sich ein angehender Unternehmer nicht leisten kann. Zudem ist der Luxus von „vier Wänden“ und Schreibtisch völlig unnötig, wenn Geschäfte größtenteils online abgewickelt werden. Immer mehr Unternehmen verzichten ganz auf ein Büro und entscheiden sich für ein virtuelles Büro. Ist das legal?
Ein virtuelles Büro ist kein typisches Büro. Man kann mit Sicherheit sagen, dass ihm die meisten Merkmale eines physischen Büros fehlen. Im Wesentlichen handelt es sich um einen Service, der es mehreren Unternehmen ermöglicht, eine einzige Geschäftsadresse zu nutzen. Manche Unternehmen sind stolz darauf, Dutzende oder sogar Hunderte von Unternehmen an einem Standort registriert zu haben. Dieser Service ist für Freiberufler, wie beispielsweise Freelancer, von unschätzbarem Wert.
Ein angehender Unternehmer, wie oft auch viele andere etablierte Geschäftsinhaber, kann sich nicht alle Ausgaben leisten. Ein paar hundert Złoty Sozialversicherungsbeiträge belasten ihr Budget erheblich. Zusätzliche Kosten, wie z. B. für Büroräume, verursachen so hohe Kosten, dass die Führung eines Unternehmens schlichtweg unrentabel wird. Die Anmietung von Büroräumen ist sinnlos. Dies erklärt die hohe Nachfrage nach virtuellen Bürodienstleistungen. Gegen eine relativ geringe Gebühr erhalten Unternehmer die für die Registrierung erforderliche Adresse. Je nach Anbieter sind auch weitere Annehmlichkeiten wie Postabholung, Buchhaltungsunterstützung, Konferenzraummiete und mehr verfügbar.
Ein virtuelles Büro ist eine völlig legale Dienstleistung, die jeder Unternehmer nutzen kann. Entgegen dem Anschein ist es nicht ausschließlich für Freiberufler und Startups gedacht, sondern für alle, die Geld sparen möchten. In der Vergangenheit gab es einige Unklarheiten im Zusammenhang mit virtuellen Büros, insbesondere in steuerlicher Hinsicht. Das Finanzamt stellte mehrfach die Möglichkeit einer Gewerbeanmeldung in einem solchen Büro in Frage und verweigerte schließlich die Ausstellung einer Steueridentifikationsnummer (NIP). Nach einer Entscheidung des Obersten Verwaltungsgerichts im Jahr 2014 wurde die Situation klar. Unternehmen können überall tätig sein, auch in virtuellen Büros und Coworking-Spaces.
Vor diesem Hintergrund kann kein Finanzamt einem angehenden Unternehmer die Gewerbeanmeldung verweigern, wenn er ein virtuelles Büro nutzt. Ein virtuelles Büro ist daher in jeder Hinsicht legal. Einzige Bedingung: Das Unternehmen, das das virtuelle Büro anbietet, benötigt die Zustimmung des Vermieters zur Untervermietung. Das Finanzamt des angemeldeten Unternehmens ist für den Sitz des Unternehmens zuständig.
Verweigerung der Erteilung einer Steueridentifikationsnummer durch das Finanzamt
Virtuelle Büros sind unter Unternehmern, insbesondere Anfängern, relativ verbreitet. Es gab einige Kontroversen über die Rechtmäßigkeit dieser Lösung, aber 2014 war alles klar. Das Oberste Verwaltungsgericht bestätigte, dass dieser Service völlig legal ist und die Finanzämter daher niemandem die Erteilung einer Steueridentifikationsnummer (NIP) verweigern können. Wie ist die Situation heute?
Zwischen 2011 und 2013 erließen die Leiter der Finanzämter 371 Bescheide, mit denen sie Unternehmen, die ihren Firmensitz oder Geschäftssitz in einem virtuellen Büro angegeben hatten, die Erteilung einer Steueridentifikationsnummer (NIP) verweigerten. Das Gesetz vom 13. Oktober 1995 über die Grundsätze der Erfassung und Identifizierung von Steuerpflichtigen und Steuerzahlern (kurz: NIP-Gesetz) legt klar fest, wann und aus welchen Gründen der Leiter eines Finanzamtes die Erteilung einer NIP verweigern kann. Es gibt nur vier solcher Fälle:
Die Erteilung eines negativen Bescheids bezüglich einer Steueridentifikationsnummer (NIP) ist daher in keiner Weise legal. Natürlich kann und sollte die Steuerbehörde überprüfen, ob die in der Erklärung angegebene Geschäftsadresse korrekt ist, ob sie existiert, ob sie mit dem Register übereinstimmt usw.
Die verbindliche Regelung in dieser Angelegenheit ist die Durchführungsverordnung (EU) Nr. 282/2011 des Rates vom 15. März 2011 zur Festlegung von Durchführungsmaßnahmen zur Richtlinie 2006/112/EG über das gemeinsame Mehrwertsteuersystem. Darin heißt es: „Der eingetragene Sitz eines Steuerpflichtigen ist der Ort, an dem die Funktionen der zentralen Leitung des Unternehmens ausgeübt werden.“ Das Bürgerliche Gesetzbuch hat eine etwas kürzere Definition; Artikel 41 besagt, dass der eingetragene Sitz einer juristischen Person der Ort ist, an dem sich ihr Leitungsorgan befindet.
Einfach ausgedrückt: Jeder Unternehmer hat das uneingeschränkte Recht, seinen Geschäftsstandort frei zu wählen. Ob er sich für gemietete Räumlichkeiten, eine eigene Wohnung oder ein virtuelles Büro entscheidet, bleibt ihm und seinen Präferenzen überlassen. Die Freiheit bei der Wahl des Standorts wird ausschließlich durch die Rechte und Freiheiten anderer Personen, einschließlich ihrer Eigentumsrechte, eingeschränkt. Daher kann das Finanzamt die Erteilung einer Steueridentifikationsnummer (NIP) nur verweigern, wenn Grund zu der Annahme besteht, dass die finanziellen Interessen des Staates oder seiner Bürger gefährdet sind, beispielsweise wenn das virtuelle Büro Steuerbetrug erleichtern soll, was zu Erpressung usw. führt. Verweigerungen können daher in bestimmten Branchen erfolgen, wie z. B. beim Handel mit flüssigen Brennstoffen, Goldgranulat, Bauarbeiten oder dem Handel mit elektronischen Geräten.