W XXI wieku, w dobie szeroko pojętej cyfryzacji i informatyzacji, stacjonarne biura odchodzą w zapomniane. Posiadanie własnego, fizycznego lokum rodzi wiele problemów, a przede wszystkim generuje koszty, na które początkujący przedsiębiorca nie może sobie pozwolić. Dodatkowo, jeżeli biznes prowadzony jest w dużej mierze za pośrednictwem Internetu, luksus w postaci „czterech ścian” i biurka jest całkowicie zbędny. Coraz więcej jednostek decyduje się zrezygnować z biura, jako biura i zakupić usługę biura wirtualnego. Czy jest to legalne?
Wirtualne biuro nie jest typowym biurem. Można śmiało stwierdzić, że właściwie nie posiada większości cech, jakie posiada fizyczne, namacalne biuro. Najogólniej rzecz ujmując jest to usługa polegająca na udostępnianiu jednego adresu do rejestracji działalności wielu podmiotom. Niektóre firmy szczycą się tym, że w jednym miejscu mają zarejestrowane kilkadziesiąt – kilkaset podmiotów. Usługa ta jest nieoceniona w swojej przydatności w przypadku osób, które zajmują się tzn. wolnymi zawodami np. freelancerów.
Początkujący przedsiębiorca, a często również wielu innych, prężnie działających na rynku biznesmenów, nie jest w stanie podołać wszystkim wydatkom. Kilkaset złotych ZUS-u znacząco nadwyręża ich budżet. Dodatkowe kwestie w postaci lokalu generują takie koszty, iż prowadzenie interesu staje się najzwyczajniej w świecie nieopłacalne. Wynajem powierzchni biurowej mija się z celem. Stąd właśnie tak duży popyt na usługi zwane wirtualnym biurem. Przedsiębiorca za stosunkowo niewielką opłatą uzyskuje adres konieczny do rejestracji. Zależnie od firmy oferującej takie rozwiązania, możliwe są jeszcze inne udogodnienia w postaci odbierania poczty, wsparcia księgowego, wynajmu Sali konferencyjnej etc.
Wirtualne biuro jest w pełni legalną usługą, z której może korzystać każdy przedsiębiorca. Wbrew pozorom nie jest ona dedykowana wyłącznie przedstawicielom wolnych zawodów i start-upów, ale wszystkim tym, którzy pragną zaoszczędzić. W przeszłości zdarzały się pewne niejasności, co do wirtualnych biur, zwłaszcza w kwestiach podatkowych. Kilkukrotnie zdarzyło się, że Urząd Skarbowy zakwestionował możliwość zarejestrowania działalności gospodarczej w tego typu biurze i finalnie odmawiał nadania NIP. W 2014, po decyzji Naczelnego Sądu Administracyjnego sytuacja stała się jasna i klarowna. Działalność gospodarcza może być prowadzona w dowolnym miejscu, również przy wykorzystaniu wirtualnych biur oraz biur coworking.
Mając na uwadze powyższe, żaden Urząd Skarbowy nie może odmówić przyszłemu przedsiębiorcy rejestracji działalności gospodarczej, gdy ten korzysta z usług wirtualnego biura. Wirtualne biuro jest zatem w każdym aspekcie legalne. Warunek jest tylko jeden: firma świadcząca usługę wirtualnego biura musi posiadać zgodę właściciela lokalu na podnajem go osobom trzecim. Urząd Skarbowy zarejestrowanej działalności gospodarczej będzie tym, który jest właściwy dla siedziby firmy świadczącej usługę.
Odmowa nadania NIP-u przez Urząd Skarbowy
Usługa wirtualnego biura jest stosunkowo powszechna wśród przedsiębiorców, zwłaszcza tych początkujących. Swojego czasu zrobiło się dość głośno o legalności tego typu rozwiązania, aczkolwiek w 2014 roku wszystko stało się jasne. Naczelny Sąd Administracyjny potwierdził, ze usługa ta jest całkowicie legalna, a co za tym idzie Urzędy Skarbowe nie mogą odmówić nadania NIP-u osobie, która z niej korzysta. Jak to wygląda teraz?
W latach 2011-2013 naczelnicy urzędów skarbowych wydali 371 decyzji o odmowie nadania Numeru Identyfikacji Podatkowej (NIP) podmiotom, które zadeklarowały adres siedziby bądź miejsce prowadzenia działalności w tzn. wirtualnym biurze. Ustawa z dnia 13 października 1995 roku o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (w skrócie ustawa o NIP) wyraźnie wskazuje, kiedy i z jakiego powodu naczelnik urzędu skarbowego, w przedmiocie nadania NIP może wydać decyzję odmowną. Istnieją wyłącznie cztery takie przypadki:
Wydanie decyzji odmownej w tym przedmiocie w kwestii NIP nie jest zatem w żadnym aspekcie zgodne z prawem. Oczywiście organ podatkowy może, a nawet powinien zweryfikować, czy adres siedziby podany w deklaracji jest prawidłowy, czy istnieje, czy jest zgodny z rejestrem etc.
Przepisami wiążącymi w tej sprawie są Rozporządzenie wykonawcze Rady (UE) nr 282/2011 z dnia 15 marca 2011 roku, ustanawiające środki wykonawcze do dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej, w którym czytamy, iż: „miejscem siedziby działalności gospodarczej podatnika jest każde miejsce, w którym wykonywane są funkcje naczelnego zarządu przedsiębiorstwa”. W Kodeksie cywilnym definicja jest nieco krótsza, w artykule 41 przeczytać możemy, że siedzibą osoby prawnej jest miejscowość, w której znajduje się siedziba jej organu zarządzającego.
Mówiąc prościej, każdy przedsiębiorca ma pełne prawo wybrać sobie dowolną siedzibę prowadzenia działalności gospodarczej. To od niego i jego preferencji zależy, czy postawi na wynajęty lokal, własne mieszkanie czy też wirtualne biuro. Swoboda w wyborze tego miejsca ograniczona jest wyłącznie sferą praw i wolności innych jednostek, w tym ich prawami majątkowymi. Urząd Skarbowy nie może zatem odmówić nadania NIP chyba, że istnieją przesłanki jakoby interesy finansowe państwa czy jego obywateli miały być zagrożone np. wirtualne biuro ma na celu oszustwa podatkowe prowadzące do wyłudzeń etc. Przypadki odmowy mogą zatem zdarzać się w przypadku specyficznych dziedzin, jak obrót paliwami płynnymi, granulatem złota, roboty budowlane czy obrót sprzętem elektronicznym.