V 21. století, v době rozsáhlé digitalizace a počítačizace, se kamenné kanceláře stávají minulostí. Vlastnictví vlastního fyzického prostoru vytváří řadu problémů a především generuje náklady, které si začínající podnikatel nemůže dovolit. Navíc, pokud se podnikání z velké části odehrává online, je luxus „čtyř stěn“ a stolu zcela zbytečný. Stále více firem se rozhodne kancelář zcela vzdát a zvolit virtuální kancelář. Je to legální?
Virtuální kancelář není typická kancelář. Dá se s jistotou říci, že postrádá většinu funkcí fyzické, hmatatelné kanceláře. Obecně řečeno, jde o službu, která umožňuje více subjektům sdílet jednu obchodní adresu. Některé společnosti se pyšní tím, že mají desítky nebo dokonce stovky subjektů registrovaných na jednom místě. Tato služba je neocenitelná pro ty, kteří pracují na volné noze, jako jsou freelanceři.
Začínající podnikatel, a často i mnoho dalších zavedených majitelů firem, si nemůže dovolit všechny výdaje. Několik stovek zlotých na odvodech do sociálního pojištění výrazně zatěžuje jejich rozpočet. Dodatečné náklady, jako jsou kancelářské prostory, vytvářejí takové náklady, že provozování podniku se stává jednoduše nerentabilním. Pronájem kancelářských prostor je zbytečný. To vysvětluje vysokou poptávku po službách virtuální kanceláře. Za relativně malý poplatek podnikatelé získají adresu potřebnou k registraci. V závislosti na společnosti, která taková řešení nabízí, jsou k dispozici i další výhody, jako je vyzvedávání pošty, účetní podpora, pronájem konferenční místnosti a další.
Virtuální kancelář je plně legální služba, kterou může využít každý podnikatel. Na rozdíl od zdání není určena výhradně pro freelancery a startupy, ale pro každého, kdo chce ušetřit peníze. V minulosti se kolem virtuálních kanceláří vyskytovaly určité nejasnosti, zejména v daňových otázkách. Finanční úřad několikrát zpochybnil možnost registrace podniku v tomto typu kanceláře a nakonec odmítl vydat daňové identifikační číslo (NIP). V roce 2014 se situace po rozhodnutí Nejvyššího správního soudu vyjasnila. Podnikání lze provozovat kdekoli, včetně využití virtuálních kanceláří a coworkingových prostor.
Vzhledem k výše uvedenému nemůže žádný finanční úřad odmítnout potenciálnímu podnikateli právo zaregistrovat si podnik, pokud využívá virtuální kancelář. Virtuální kancelář je tedy ve všech ohledech legální. Existuje pouze jedna podmínka: společnost poskytující službu virtuální kanceláře musí mít souhlas pronajímatele s jejím podnájmem třetím stranám. Daňový úřad registrované firmy bude příslušný podle sídla společnosti poskytující službu.
Odmítnutí přidělení daňového identifikačního čísla finančním úřadem
Služby virtuální kanceláře jsou mezi podnikateli, zejména začínajícími, poměrně běžné. Ohledně legality tohoto řešení se vedly určité kontroverze, ale v roce 2014 se vše vyjasnilo. Nejvyšší správní soud potvrdil, že tato služba je zcela legální, a finanční úřady proto nemohou odmítnout vydání daňového identifikačního čísla (NIP) komukoli, kdo ji používá. Jaká je situace nyní?
V letech 2011 až 2013 vydali vedoucí finančních úřadů 371 rozhodnutí o odmítnutí vydání daňového identifikačního čísla (NIP) subjektům, které deklarovaly adresu svého sídla nebo místo podnikání ve virtuální kanceláři. Zákon ze dne 13. října 1995 o zásadách evidence a identifikace daňových poplatníků a plátců (zkráceně zákon o NIP) jasně specifikuje, kdy a z jakých důvodů může vedoucí finančního úřadu vydat rozhodnutí o odmítnutí vydání NIP. Existují pouze čtyři takové případy:
Vydání zamítavého rozhodnutí ohledně daňového identifikačního čísla (NIP) proto v žádném případě není legální. Daňový úřad samozřejmě může a dokonce by měl ověřit, zda je adresa sídla uvedená v prohlášení správná, zda existuje, zda je v souladu s registrem atd.
Závaznými předpisy v této věci jsou prováděcí nařízení Rady (EU) č. 282/2011 ze dne 15. března 2011, kterým se stanoví prováděcí opatření ke směrnici 2006/112/ES o společném systému daně z přidané hodnoty, které stanoví, že: „místem sídla daňového poplatníka je místo, kde jsou vykonávány funkce ústředního vedení podniku.“ Občanský zákoník má definici o něco kratší; článek 41 stanoví, že sídlem právnické osoby je místo, kde se nachází její řídící orgán.
Jednoduše řečeno, každý podnikatel má plné právo zvolit si jakékoli místo podnikání. Zda si zvolí pronajaté prostory, vlastní byt nebo virtuální kancelář, je na něm a jeho preferencích. Svoboda ve výběru tohoto místa je omezena výhradně právy a svobodami jiných osob, včetně jejich majetkových práv. Finanční úřad proto nemůže odmítnout vydání daňového identifikačního čísla (NIP), pokud neexistují důvodné podezření, že jsou ohroženy finanční zájmy státu nebo jeho občanů, například virtuální kancelář má usnadnit daňové podvody vedoucí k vydírání atd. K odmítnutí může proto docházet v konkrétních odvětvích, jako je obchod s kapalnými palivy, zlatými granulemi, stavební práce nebo obchod s elektronickými zařízeními.