В 21-ви век, в ерата на широко разпространената дигитализация и компютъризация, физическите офиси се превръщат в нещо от миналото. Притежаването на собствено физическо пространство създава множество проблеми и най-вече генерира разходи, които един начинаещ предприемач не може да си позволи. Освен това, ако бизнесът се осъществява до голяма степен онлайн, луксът на „четири стени“ и бюро е напълно ненужен. Все повече бизнеси избират да се откажат напълно от офиса и да изберат виртуален офис. Законно ли е това?
Виртуалният офис не е типичен офис. Може спокойно да се каже, че му липсват повечето от характеристиките на физически, осезаем офис. Най-общо казано, това е услуга, която позволява на множество юридически лица да споделят един адрес за регистрация на бизнеса. Някои компании се гордеят с това, че имат десетки или дори стотици юридически лица, регистрирани на едно място. Тази услуга е безценна за работещите в света на свободната професия, като например фрийлансърите.
Един начинаещ предприемач, а често и много други утвърдени собственици на бизнес, не могат да си позволят всички разходи. Няколкостотин злоти вноски за социално осигуряване значително натоварват бюджета им. Допълнителните разходи, като например офис пространство, създават такива разходи, че управлението на бизнес става просто нерентабилно. Наемането на офис пространство е безсмислено. Това обяснява голямото търсене на услуги за виртуален офис. Срещу сравнително малка такса предприемачите получават адреса, необходим за регистрация. В зависимост от компанията, предлагаща подобни решения, се предлагат и други удобства, като например събиране на поща, счетоводна поддръжка, наем на конферентна зала и други.
Виртуалният офис е напълно законна услуга, която всеки предприемач може да използва. Противно на външния вид, той не е предназначен изключително за фрийлансъри и стартиращи фирми, а за всеки, който иска да спести пари. В миналото е имало някои неясноти около виртуалните офиси, особено по отношение на данъчните въпроси. На няколко пъти Данъчната служба е поставяла под въпрос възможността за регистриране на бизнес в този тип офис и в крайна сметка е отказала да издаде данъчен идентификационен номер (NIP). През 2014 г., след решение на Върховния административен съд, ситуацията е станала ясна. Бизнес може да се осъществява навсякъде, включително чрез виртуални офиси и споделени работни пространства.
Предвид гореизложеното, никоя данъчна служба не може да откаже на потенциален предприемач правото да регистрира бизнеса си, ако използва виртуален офис. Следователно виртуалният офис е законен във всяко отношение. Има само едно условие: компанията, предоставяща услугата виртуален офис, трябва да има съгласието на наемодателя да го отдаде под наем на трети страни. Данъчната служба на регистрирания бизнес ще бъде тази, която има юрисдикция над регистрирания офис на компанията, предоставяща услугата.
Отказ за издаване на данъчен идентификационен номер от данъчната служба
Услугите за виртуален офис са сравнително често срещани сред предприемачите, особено сред начинаещите. Имаше известни спорове относно законността на това решение, но през 2014 г. всичко стана ясно. Върховният административен съд потвърди, че тази услуга е напълно законна и следователно данъчните служби не могат да откажат издаването на данъчен идентификационен номер (NIP) на всеки, който го използва. Каква е ситуацията сега?
Между 2011 и 2013 г. ръководителите на данъчни служби са издали 371 решения, с които са отказали издаването на данъчни идентификационни номера (НИП) на лица, декларирали адреса на управление или място на стопанска дейност във виртуален офис. Законът от 13 октомври 1995 г. за принципите за регистриране и идентифициране на данъкоплатците и платците (съкратено Закон за НИП) ясно определя кога и по какви причини ръководителят на данъчна служба може да издаде решение за отказ за издаване на НИП. Има само четири такива случая:
Издаването на отрицателно решение относно данъчен идентификационен номер (НИН) следователно по никакъв начин не е законно. Разбира се, данъчният орган може и дори трябва да провери дали посоченият в декларацията адрес на регистрираното управление е правилен, дали съществува, дали съответства на регистъра и т.н.
Задължителните разпоредби по този въпрос са Регламент за изпълнение (ЕС) № 282/2011 на Съвета от 15 март 2011 г. за определяне на мерки за прилагане на Директива 2006/112/ЕО относно общата система на данъка върху добавената стойност, който гласи, че: „мястото на регистрираното седалище на данъкоплатеца е мястото, където се упражняват функциите на централното управление на предприятието.“ Гражданският кодекс има малко по-кратко определение; член 41 гласи, че регистрираното седалище на юридическо лице е мястото, където се намира неговият управителен орган.
Казано по-просто, всеки предприемач има пълното право да избира каквото и да е място за дейност. Дали ще избере наето помещение, собствен апартамент или виртуален офис зависи от него и неговите предпочитания. Свободата при избора на това място е ограничена единствено от правата и свободите на други лица, включително техните права върху собствеността. Следователно, данъчната служба не може да откаже издаването на данъчен идентификационен номер (НИН), освен ако няма основания да се смята, че финансовите интереси на държавата или нейните граждани са изложени на риск, например, виртуалният офис е предназначен да улесни данъчните измами, водещи до изнудване и др. Следователно откази могат да възникнат в специфични сектори, като например търговия с течни горива, златни гранули, строителни работи или търговия с електронно оборудване.